Mengingat Peranan arsip dan ketatausahaan yang begitu penting bagi kehidupan berorganisasi, maka keberadaan arsip dan ketatausahaan di Fakultas Ilmu Sosial dan Polotik Universitas Maritim Raja Ali Haji, benar-benardapat mendukung dalam menyelesaikan pekerjaan yang di lakukan.
Tujuan Kearsipan dan ketatausahaan itu sendiri adalah menyediakan data dan informasi secepat-cepatnya dan setepat-tepatnya kepada yang memerlukan.untuk dapat mencapai tujuan tersebut diperlukan pengelolaan arsip dan ketatausahaan yang efektif dan efisien dengan cara memahami apa yang terkandung dalam kearsipan dan ketatausahaan.
Sistem Penyimpanan arsip akan dikatakan baik apabila arsip yang dibutuhkan dapat ditemukan kembali dalam waktu yang cepat dan tepat, sehingga diperlukan penataan arsip yang sistematis dan efektif. Karena sistem penyimpanan arsip tidak lepas dari kegiatan penataan arsip dan ketatausahaan.
Faktor lain dari keberhasilan suatu manajemen juga dipengaruhi oleh sarana dan prasarana yang digunakan untuk penyimpan arsip dan efisiensi pemakaian peralatan tersebut. Semua ini tidak bisa lepasdari faktor sumber daya manusia itu sendiri. Keterbatasan sumber daya manusia bisa akan membawa dampak saat arsip itu akan disimpan atau diperlukan kembali.
Demikian halnya pada Fakultas Ilmu Sosial dan politik, arsip dan ketatausahaan berfungsi sebagai penunjang kelancaran pelaksanaan tugas pokokbagi pimpinan dalam membuat atau mengambil suatu keputusan secara tepat dalam menghadapi suatu masalah. Semua ini tergantung pada kecepatan dan ketepatan informasi yang terkandung dalam arsip. Oleh karena itu sistem pengelolaan arsip dan ketatausahaan diarahkan sesuai dengan kegunaan bagi kepentingan petugas arsip tersebut, pimpinan dan ketatausahaan.
Dalam pengelolaan arsip pada bagian ketatausahaan belum dilaksanakan secara optimal> Haal ini tercermin dalam kegiatan penataan arsip. Petugas arsip ketatausahaan kurang teliti dalam menyortir surat sehingga sering dijumpai penempatan arsip tidak sesuai dengan sibjeknya, sehinnga mengakibatkan arsip sulit dicari apabila diperlukan.Tidak hanya itu saja, para petugas arsip yang kurang mengerti peranan arsip bagi ketatausahaan suatu organisasi.
